Esami e corsi online, il Garante privacy fissa i limiti: sì al controllo, no al monitoraggio invasivo

La formazione a distanza, ormai parte integrante dell’offerta educativa di università ed enti formativi, richiede un equilibrio sempre più attento tra esigenze organizzative e tutela dei dati personali. A chiarire questo punto interviene il Garante per la protezione dei dati personali, che ha pubblicato una serie di FAQ dedicate all’utilizzo dei sistemi di supervisione negli esami e nei corsi online, offrendo indicazioni operative su ciò che è consentito e su ciò che non lo è.

Il quadro delineato riconosce la legittimità del trattamento dei dati da parte di università pubbliche e private e degli enti di formazione, ma ne delimita con precisione le finalità e le modalità. Il trattamento deve infatti essere strettamente funzionale al corretto svolgimento delle prove e alla verifica della frequenza, senza estendersi a raccolte di informazioni non necessarie o sproporzionate rispetto allo scopo.

Formazione a distanza e raccolta dei dati: cosa è consentito

Secondo le indicazioni del Garante, è possibile utilizzare strumenti come piattaforme di videoconferenza o sistemi digitali per gestire lezioni ed esami a distanza, purché questi non comportino la raccolta di dati non pertinenti. In questo senso, viene escluso l’uso di tecnologie che acquisiscono informazioni come la posizione geografica o dati biometrici dei partecipanti, ritenuti non necessari per le finalità didattiche o valutative.

Le università e gli enti di formazione, in qualità di titolari del trattamento, mantengono la responsabilità di garantire la conformità dei sistemi utilizzati alla normativa privacy, anche quando si affidano a piattaforme o servizi forniti da terzi. Ciò implica una valutazione preventiva degli strumenti adottati e l’adozione di misure adeguate per proteggere i dati trattati.

In relazione alle prove d’esame, può essere ritenuta legittima anche la registrazione audio-video, inclusa la ripresa del volto dello studente o del partecipante, a condizione che non vi sia estrazione o trattamento di dati biometrici. La registrazione deve comunque essere limitata nel tempo, con l’individuazione di un periodo di conservazione proporzionato e giustificato.

Proctoring e limiti al controllo automatizzato

Particolare attenzione viene riservata ai sistemi di supervisione a distanza, noti come proctoring, utilizzati per monitorare lo svolgimento degli esami. Il Garante chiarisce che il loro impiego è ammesso solo se rispettoso dei principi di necessità, proporzionalità e minimizzazione dei dati.

Non sono invece consentiti sistemi che prevedono un monitoraggio automatizzato e predittivo del comportamento dei partecipanti. In concreto, risultano vietate tecnologie che analizzano movimenti del corpo, frequenza dei click del mouse, attività sulla tastiera, accessi ad altre applicazioni o navigazione online con l’obiettivo di costruire indicatori di rischio o segnalare presunti comportamenti fraudolenti.

Queste pratiche, basate su algoritmi e profilazione comportamentale, sono considerate eccessivamente invasive e non compatibili con il quadro normativo vigente, perché introducono un livello di controllo che eccede le esigenze di verifica della regolarità della prova.

Un equilibrio tra controllo e diritti dei partecipanti

Le FAQ del Garante si inseriscono in un contesto in cui la digitalizzazione della formazione impone regole chiare e aggiornate. L’obiettivo non è limitare l’utilizzo delle tecnologie, ma orientarlo verso soluzioni che garantiscano trasparenza, proporzionalità e rispetto della dignità delle persone coinvolte.

Il principio guida resta quello della pertinenza: raccogliere solo i dati strettamente necessari, evitare controlli generalizzati e prevenire forme di sorveglianza eccessiva. In questo senso, il Garante richiama università ed enti di formazione a un uso consapevole degli strumenti digitali, che tenga insieme esigenze organizzative e diritti fondamentali.

Le FAQ complete sono disponibili sul sito ufficiale dell’Autorità garante per la protezione dei dati personali, e rappresentano un riferimento operativo per tutte le realtà impegnate nell’erogazione di attività formative a distanza.